• 一斉送信機能で大幅な業務効率化に成功

    利用プランエンタープライズプラン

    業種|教育

    会社概要|米国ペンシルベニア州立総合大学であるテンプル大学の日本校。文部科学省より日本初の「外国大学の日本校」として指定される。日本にいながらも米国本校と同じ学位が取得できる他、複数専攻や副専攻を認めたり、入学試験ではなく書類審査で入学者を選考したりと、日本の大学制度とは違うユニークさが人気を博し、約6割が海外からの学生で占め、57カ国・地域の学生が学んでいる。

    協力 [最高情報責任者(CIO、COO) ポール・ロードケップさま]

  • 日本初の「外国大学の日本校」であるテンプル大学ジャパンキャンパスは、在宅勤務者の増加に伴い、部署ごとに異なっていた業務プロセスを一元化し、効率化を図る目的で「SignTime(サインタイム)」を導入されました。「SignTime」に決めた理由や、導入によってどう業務が改善したのか、お話を伺いました。

     

  • 「SignTime」を選ばれた理由

    ・競合サービスと同等の機能を、より手頃な価格帯で提供している。

    ・ニーズに対し、柔軟な開発を行っている。

    ・誰でも使いやすいユーザーインターフェースで導入後もスムーズに運用できる。

    ・日英バイリンガル対応な仕組みを提供している。

  • テンプル大学ジャパンキャンパス 人事部での導入効果

    ①ご要望により開発されたテンプレート機能と一斉送信機能で、これまで1人ずつに送っていた契約書を全員に一度で送信できるようになった。
     
    ②契約書がどのようなステータスであるか一目で確認することができ、誰が署名を完了しているかをより簡単に把握できるようになった。
     
    署名依頼の準備から署名済みの契約書の保管まですべて「SignTime」で完結できるようになった。

    ※SignTimeユーザー画面。一目で書類のステータスを確認することができる

  • 最高情報責任者(CIO、COO) ポール・ロードケップさまより

    ー「SignTime」を導入する前はどのような課題がありましたか?

    「SignTime」を導入する前は、Wordファイル、PDFファイル、Adobe E-Signを組み合わせて使用しており、業務プロセスも各部署によってさまざまな状態でした。在宅勤務者の増加に伴い、1つのシステムに集約できる電子契約サービスを導入してプロセスを改善・効率化したいと考えていました。

  • ー「SignTime」はどのように導入しましたか? また、「SignTime」を円滑に運用できるまでにどのくらいの期間がかかりましたか?

    まずIT部門が最初のテストを行いました。その後、このソリューションを必要とするユーザーで調査チームを作り、 機能等に問題がないことを確認し、他の部署にも導入していきました。「SignTime」のインターフェースは使いやすく、ほとんどのユーザーは指導する事なく使用することができましたもっと直感的に使いたいというこちらの要望に対し、改善に向けて取り組んでいただいてます。

  • ー実際に「SignTime」をどのように使用していますか?

    テンプル大学ジャパンキャンパスの全部署に導入していますが、人事部や学生課がよく使用しています。人事部でのケースでいうと、これまで学期ごとの雇用契約書は、PDF形式で各講師に送っており、それを受け取った講師はAdobe E-signを使用して契約書に署名し、送り返していました。
    「SignTime」を導入したあとは、テンプレート機能や一斉送信機能を使うことによって、雇用契約書を全員に一度で送信できるようになりました。契約がどのようなステータスであるか一目で確認することができるため、誰が署名を完了しているかをより簡単に把握できるようになり、業務プロセスにかかる時間を大幅に削減できたと感じています。

  • ー「SignTime」をカスタマイズするにあたって行われた「SignTime」担当者との話し合いはいかがでしたか?

    とても親身になって対応してくれました。私たちの要望に合わせて開発の優先順位を相談でき、テンプレート機能の強化や一斉送信機能をいち早く開発していただけてとても助かりました。今後、1年以内に署名を必要とする全ての文書を「SignTime」で処理することや当校のERPシステムと統合することを目標としております。

  • ご協力ありがとうございました。

    ※掲載している内容は取材当時のものです。

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