日本初の「外国大学の日本校」であるテンプル大学ジャパンキャンパスは、在宅勤務者の増加に伴い、部署ごとに異なっていた業務プロセスを一元化し、効率化を図る目的で「SignTime(サインタイム)」を導入されました。「SignTime」に決めた理由や、導入によってどう業務が改善したのか、お話を伺いました。
※SignTimeユーザー画面。一目で書類のステータスを確認することができる
ー「SignTime」を導入する前はどのような課題がありましたか?
ー「SignTime」はどのように導入しましたか? また、「SignTime」を円滑に運用できるまでにどのくらいの期間がかかりましたか?
テンプル大学ジャパンキャンパスの全部署に導入していますが、人事部や学生課がよく使用しています。人事部でのケースでいうと、これまで学期ごとの雇用契約書は、PDF形式で各講師に送っており、それを受け取った講師はAdobe E-signを使用して契約書に署名し、送り返していました。
「SignTime」を導入したあとは、テンプレート機能や一斉送信機能を使うことによって、雇用契約書を全員に一度で送信できるようになりました。契約がどのようなステータスであるか一目で確認することができるため、誰が署名を完了しているかをより簡単に把握できるようになり、業務プロセスにかかる時間を大幅に削減できたと感じています。
ー「SignTime」をカスタマイズするにあたって行われた「SignTime」担当者との話し合いはいかがでしたか?
とても親身になって対応してくれました。私たちの要望に合わせて開発の優先順位を相談でき、テンプレート機能の強化や一斉送信機能をいち早く開発していただけてとても助かりました。今後、1年以内に署名を必要とする全ての文書を「SignTime」で処理することや当校のERPシステムと統合することを目標としております。
※掲載している内容は取材当時のものです。